Svaki artikal. Svaka količina. Tačno stanje.

Priprema popisa i definisanje obuhvata

Jasan početak i pravila inventure

Pre početka brojanja određuje se šta se popisuje, na kojim lokacijama i po kojim pravilima. Popis može obuhvatiti ceo objekat, određenu zonu, grupu artikala ili izabrane lokacije.

• Otvaranje novog popisa sa brojem i datumom
• Izbor objekata, magacina, radnji i popisnih zona
• Potpuni, delimični i ciklični popis prema potrebama
• Definisanje odgovornog lica i popisnih timova
• Statusi popisa i pravila zaključavanja rezultata

Uvoz artikala i referentnog stanja

Podaci potrebni za pouzdanu proveru

Sistem priprema šifarnike i, kada postoji odgovarajući izvor, očekivano stanje zaliha. Podaci mogu stići iz poslovnog sistema ili se pripremiti za samostalan popis.

• Uvoz šifarnika artikala i bar-kodova
• Nazivi, šifre, varijante, jedinice mere i pakovanja
• Uvoz evidentiranih količina kao osnove za poređenje
• Kontrola nepoznatih ili dupliranih šifara
• Rad i bez početnog stanja, uz naknadno poređenje
• Evidencija vremena preseka stanja

Kreiranje popisnih lista i zadataka

Podela posla pre brojanja

Popis se organizuje po lokacijama, zonama ili grupama artikala. Zadaci se dodeljuju popisivačima kako bi se smanjilo preklapanje i lakše pratilo izvršenje.

• Formiranje popisnih lista po zonama i lokacijama
• Dodela zadataka pojedincima ili timovima
• Pregled dodeljenih, započetih i završenih lista
• Mogućnost slepog popisa bez prikaza očekivanih količina
• Planiranje redosleda obilaska lokacija

Identifikacija lokacija i robe

Pravo mesto i pravi artikal

Popisivač potvrđuje lokaciju i identifikuje artikal skeniranjem bar-koda ili pretragom. Time se svaka evidentirana količina povezuje sa odgovarajućim mestom brojanja.

• Skeniranje lokacijskih i artikalskih bar-kodova
• Ručna pretraga kada oznaka nije dostupna
• Provera da li artikal pripada zadatoj lokaciji
• Rad sa artiklima koji imaju više bar-kodova
• Evidencija serija, lotova ili rokova kada je potrebno
• Prijava neoznačene ili nepoznate robe

Brojanje i unos zatečenih količina

Stvarno stanje direktno u sistemu

Količine se evidentiraju tokom fizičkog brojanja, bez naknadnog prepisivanja. U zavisnosti od procesa moguće je unositi zbirne količine ili potvrđivati pojedinačne komade.

• Unos prebrojane količine po artiklu i lokaciji
• Skeniranje komad po komad ili zbirni unos
• Podrška za pakovanja i različite jedinice mere
• Evidencija vremena, uređaja i popisivača
• Privremeno čuvanje i nastavak započetog zadatka
• Potvrda završetka brojanja za pojedinu lokaciju

Rad više popisivača i praćenje napretka

Ko je šta prebrojao i šta još nedostaje

Više popisivača može raditi na različitim zadacima u okviru istog popisa. Odgovorna lica dobijaju pregled napretka, neobrađenih zona i rezultata po timu.

• Paralelan rad više korisnika prema organizaciji posla
• Praćenje napretka po objektu, zoni i popisnoj listi
• Statusi: nije započeto, u toku, završeno i na proveri
• Pregled broja obrađenih stavki i lokacija
• Evidencija korisničkih aktivnosti
• Kontrola preklapanja zadataka i istovremenih unosa

Automatske kontrole i upozorenja

Greške se otkrivaju pre završetka popisa

Sistem proverava unose prema definisanim pravilima i označava stavke koje zahtevaju pažnju. Time se smanjuje mogućnost da dupli ili neispravni podaci uđu u konačan rezultat.

• Upozorenja na duplo brojanje ili ponovljen unos
• Prepoznavanje nepoznatih artikala i lokacija
• Kontrola nelogičnih ili neuobičajenih količina
• Provera nepotpunih popisnih lista
• Uočavanje robe na pogrešnoj lokaciji
• Pregled spornih stavki za dodatnu proveru

Poređenje stanja i analiza razlika

Viškovi, manjkovi i odstupanja na jednom mestu

Po završetku brojanja prebrojano stanje poredi se sa referentnim količinama, kada su dostupne. Rezultat je pregled razlika po artiklu, lokaciji i objektu.

• Poređenje popisanog i evidentiranog stanja
• Automatski obračun viškova i manjkova
• Pregled razlika po artiklu, lokaciji i objektu
• Filtriranje po vrsti i veličini odstupanja
• Vrednosni prikaz razlika kada postoje cene
• Izdvajanje stavki za kontrolni popis

Kontrolni i ponovni popis

Potvrda spornih količina

Za artikle ili lokacije sa odstupanjima može se organizovati ponovno brojanje. Kontrolni popis evidentira se odvojeno kako bi se videlo šta je provereno i koji rezultat je prihvaćen.

• Kreiranje kontrolnih lista iz spornih stavki
• Ponovno brojanje bez oslanjanja na prethodni rezultat
• Poređenje prvog i kontrolnog brojanja
• Evidencija razloga i komentara uz odstupanja
• Potvrda rezultata od strane ovlašćenog korisnika
• Istorija izmena i kontrolnih brojanja

Usaglašavanje i zatvaranje popisa

Kontrolisan završetak inventure

Kada su sve stavke obrađene i provere završene, popis se zaključuje. Potvrđeni rezultati mogu se izvesti ili razmeniti sa odgovarajućim poslovnim sistemom, prema dogovorenom načinu integracije.

• Provera potpunosti popisa pre zatvaranja
• Odobravanje i zaključavanje konačnih količina
• Izvoz popisnih razlika za dalju obradu
• Priprema podataka za korekciju zaliha u ERP/WMS-u
• Evidencija odgovornog lica i vremena zatvaranja
• Arhiviranje rezultata i popisne dokumentacije

Izveštaji, istorija i sledljivost

Dokumentovan rezultat i osnova za odluke

Nakon inventure dostupni su izveštaji o popisanim količinama, razlikama i izvršenim proverama. Istorija popisa omogućava analizu ponavljajućih problema i kvalitetniju pripremu narednog brojanja.

• Popisne liste i zbirni pregled po objektima
• Izveštaji o viškovima, manjkovima i neusaglašenostima
• Pregled rada po popisivaču, timu i zoni
• Evidencija kontrolnih brojanja i korekcija
• Istorija popisa i revizijski trag aktivnosti
• Izvoz rezultata u dogovorene formate
• Analiza čestih odstupanja i problematičnih lokacija